PowerPoint, jawel, maar waar blijft de Power?

Voorbereiding
Charlotte heeft een treffer. Na een aanbestedingsronde door een ministerie krijgt zij de uitnodiging op bezoek te komen en een mondelinge toelichting te geven op het voorstel dat zij heeft uitgebracht. Daarbij zijn acht beleidsambtenaren aanwezig. Spannend, maar wel uitdagend. 's Avonds bereidt zij zich voor op de presentatie. Ze zet PowerPoint aan. Naast haar toetsenbord ligt de offerte die ze heeft uitgebracht, terwijl ze ook het bestand met de definitieve offerte heeft geopend om belangrijke stukken uit dat document te kunnen overzetten naar haar PowerPoint-presentatie..

Wat ga ik morgen vertellen? Charlotte staart voor zich uit, haalt nog een mok koffie en begint vervolgens in PowerPoint te schrijven. Haar verhaal is immers helder en kennelijk is het ministerie geïnteresseerd. Alle kansen van de wereld dus! Als ze haar PowerPoint-presentatie na veel geroffel op het toetsenbord en het aanbrengen van animaties heeft afgerond, kopieert ze het bestand op een stick en klapt ze haar laptop dicht. Het is veel te laat geworden, maar ja: zo'n kans mag je niet laten liggen.

Het 'moment suprème'
De volgende dag is Charlotte ruimschoots op tijd in Den Haag. Tevoren heeft zij gebeld met het ministerie en gevraagd of zij alvast eerder in de zaal terecht kon. Geen probleem. Zij test de combinatie laptop en beamer en alles blijkt te functioneren. Een zorg minder! Ook de hand-outs van haar presentatie liggen klaar.

Het tijdstip is daar. De ambtenaren druppelen binnen in de presentatieruimte. Charlotte heet iedereen welkom en start haar presentatie. Haar publiek is stil en kijkt naar het scherm. Dat doet Charlotte ook.
Zij staat voor het grootste deel van haar presentatie met haar rug naar het publiek en leest voor wat er op het scherm te zien is. Van interactie met de andere aanwezigen is geen sprake. Op het scherm zien de ambtenaren een grote hoeveelheid tekst en cijfers. Op een bepaald moment vraagt een topambtenaar die ook door haar uitstraling de dienst lijkt uit te maken of deze tekst nog in hard copy beschikbaar komt. Charlotte is wat beduusd en antwoordt dat zij na afloop van de presentatie een hand-out uitdeelt. Vervolgens keert zij zich om naar het scherm en vervolgt haar presentatie. In het zaaltje klinkt wat geroezemoes, maar daarna valt weer een diepe stilte. Charlotte is opgelucht als zij haar verhaal 'af' heeft. Tijd voor vragen…

De topambtenaar opent de vragenronde: Wat vindt u nu eigenlijk zelf? Wij hebben een soort samenvatting gezien van uw voorstel, maar ik mis de kern. Hoe staat u er zelf in? Wat zijn alternatieven?
Ook andere ambtenaren komen met vergelijkbare vragen. Charlotte is in verwarring. Haar presentatie was toch overtuigend? Alle feiten stonden er toch in? Hakkelend tracht ze alle vragen te beantwoorden. Het gevoel bekruipt haar dat ze haar publiek niet heeft overtuigd.

De les
Ik geef u een aantal tips voor dit soort presentaties. Die hebben vooral te maken met het gebruik van PowerPoint. Ik voel me daarin gesteund door een artikel dat enige tijd geleden verscheen in Management Team en als titel had: De vloek die PowerPoint heet.
In veel organisaties bestaat er een ongeschreven, maar niet minder dwingende regel dat presentaties altijd moeten plaatsvinden via de inzet van PowerPoint. Niets mis mee, maar de gevolgen zijn vaak desastreus.

Waar moet u op letten?

• Als u uw presentatie voorbereidt, zet dan nooit meteen PowerPoint aan. Stel eerst vast wie uw doelgroep is, wat de aanwezigen belangrijk vinden, wat u wilt bereiken met uw presentatie en waar u op kunt scoren. Anders gezegd: start met het formuleren van uw kernboodschap. Als u meteen begint met schrijven in PowerPoint, is de kans groot dat u veel te veel tekst produceert die uw publiek doorgaans nauwelijks kan lezen. Maak eerst uw eigen verhaal en bepaal pas daarna wat PowerPoint tijdens de presentatie zelf aan ondersteuning kan bieden.
• Wie presenteert er eigenlijk? U of PowerPoint? U, en alleen u moet uw publiek overtuigen. Daarom: kom los van dat vermaledijde scherm en presenteer uw eigen visie. PowerPoint mag geen doel op zich zijn, het is niet meer dan een ondersteunend middel voor uw betoog.
• Beperk het aantal woorden dat uw publiek op het scherm ziet verschijnen. Ú vertelt het verhaal, niet het scherm! Als alternatief kunt u altijd nog een hand-out uitdelen waarin meer informatie staat die u heeft genoemd tijdens uw presentatie. Maak dus een onderscheid tussen de hand-out en hetgeen uw publiek op het scherm te zien krijgt.
• Leg contact met uw publiek! In mijn trainingen en tijdens een coaching laat ik mensen vaak presenteren zonder PowerPoint. Het enige visuele hulpmiddel dat ze dan mogen gebruiken is de flip-over of het white board. Het resultaat is doorgaans verbluffend: opeens is er sprake van communicatie, contact met de aanwezigen.
• Open niet meteen met uw presentatie. Waarom zou u niet eerst contact leggen met uw publiek? Charlotte had ook eerst bij de binnenkomst van de ambtenaren met hen persoonlijk kunnen kennismaken. Alternatief: start met een vraag of stelling waar uw publiek op moet reageren. Dat breekt het ijs en vermindert de afstand tussen u en het publiek. Bovendien neemt u daardoor een belangrijk deel van uw eventuele plankenkoorts weg.

Tot slot een leestip
Louise Cornelis en Titus Tielens, Boodschap in beeld; Professioneel presenteren met PowerPoint. Den Haag, Academic Service, 2004. ISBN 90 5261 481 4.

Ron Plattel
Plattel & Partners