Rapporteren…irritant of nuttig?

het probleem van rapporteren voor een verkoper is dat subjectieve zaken moeten worden vastgelegd en al snel als objectieve waarheid worden uitgelegd. Hierdoor loop je nog meer de kans als project manager ( zie eerder artikel) te werk te gaan dan als proces manager. In rapporten staan altijd kansen met data en % succes maar nooit : er is iets wat de klant wil geen idee wat het gaat worden maar als is hem die kant op kan sturen zit er dit en dit voor ons in. rapporteren dwingt subjectieve zaken objectief te maken en dat is erg lastig, echter soms wel noodzakelijk. Daarnaast ben ik van mening dat je de tijd voor rapportage beter kan gebruiken om je afspraken na te komen. Als je je opvolging van afspraken vastlegd is verder rapportage nauwelijks werk.

Hoezo herkenbaar… om nog maar niet te spreken over het bijhouden van gegevens. Verkopers (althans ik) zijn (euh.. ik ben dus) een lopend, eigenwijs en vooral koppig klanteninformatiesysteem. Je stopt er een vraag in en je weet dat het antwoord erin zit, of het eruit komt is een vraag van een volledig ander kaliber. Dit is namelijk afhankelijk van een tig tal factoren die dagelijks verschillen. Een aantal factoren zijn: “heeft het systeem vandaag zin om te delen”, “wil het systeem delen met de betreffende vraagsteller”, “is het systeem vandaag beschikbaar”, “linker of rechterbeen vanmorgen”, en zo verder. Het nut van documenteren is denk ik niemand vreemd, zeker op momenten dat het “systeem” heeft besloten dat de harde schijf vol zit en het willekeurig en zonder overleg data heeft gewist (ook al is dit data vaak maar van tijdelijke aard) verdwenen al is er vaak een back-up (je zat immers niet alleen in het gesprek)).

De aangekaarte punten onder het kopje: “Heb je hier wel eens aan gedacht”, heb ik allen aan der lijven ondervonden voornamelijk kwaadschiks (tja hoe moet je anders leren….). Nu heb ik per ongeluk ook een mening (ja echt….). En volgens die mening zijn er minimaal 3 redenen om niet te (hoeven) documenteren. Ik snap dat verdere uitleg noodzakelijk is hehe dus hier komen ze:

1.Jezelf onmisbaar maken
( let op hier komt weer een mening): ik geloof hier niet in. Iemand die onmisbaar is is het grootst mogelijke risico binnen een organisatie, niemand is onmisbaar zolang (en nu gaan we ergens komen) de kennis van deze persoon bereikbaar is voor collega’s al is dit weer discutabel als je gaat praten over gunning))

2.Luiheid
(Dit behoeft geen verdere uitleg anders dan het feit dat ik me altijd veilig probeer te verschuilen achter het feit dat ik me heb laten vertellen (zolang het me uitkomt) dat dit een standaard kenmerk is voor verkopers)).

3.Prioriteiten stellen
(Als ik thuiskom na een dag van overleggen, braaf luisteren, aantekeningen maken en zo voort lees ik mijn mail, bereid ik de volgende dag voor en dan ben ik er eigenlijk wel klaar mee (lees punt 2 : luiheid) voor mij betekent prioriteiten stellen ook altijd dat wat NU prioriteit heeft, een klant belt met een vraag, de prognoselijst is al in geen tijden bijgewerkt, een collega loopt langs voor een praatje en meer van die onzin. Dit zijn allemaal zaken die op de dag zelf voorrang krijgen op documenteren))

Excuses… maar laten we eerlijk tegen elkaar zijn t zijn allemaal smoesjes (ik kan het weten heb ze stuk voor stuk opnieuw uitgevonden). Waarom ik terugval op deze smoezen ondanks dat ik me ervan bewust ben? Het is zooooooo saai om te documenteren; zoals eerder besproken je hebt de hele dag geluisterd, aantekeningen gemaakt en dan moet je alles wat nog vers in je geheugen ligt in gaan “kloppen”. Ik neem me altijd voor het First thing tomorrow te doen… euh moet ik gaan toegeven of ik hierin gedisciplineerd ben? Ik pleit voor zo’n notebook die je aantekeningen omzet in verslagen, en graag met software die ook de aantekeningen noteert die in enkel in “mijn systeem” genoteerd staan.

Dit gaat nergens over.. natuurlijk moet je rapporteren.. om herhaling van fouten tegen te gaan

kennis is macht!

Wanneer je deze kennis hebt opgedaan is van groot belang.
Als je alles goed rapporteerd inclusief datums en belangrijke aspecten heb je een slag om de arm bij vervolg gesprekken.

Gebruik alles wat je rapporteerd als zinnige informatie voor in de toekomst, je leert er van en hebt altijd iets om op terug te vallen.

Zowel klanten als prospects geven niet meteen alle informatie bloot, mocht je toch essentiele informatie weten te verkrijgen kan je deze altijd gebruiken om een persoonlijk tintje aan de gesprekken toe te voegen.

Johan

Uw naam
Uw emailadres	optioneel
Uw website	optioneel
Vul onderstaande code in: