Verkoopbinnendienst - geen tijd om te verkopen

Of daadwerkelijke verkoopactiviteiten?
Is de doelstelling echter om ook daadwerkelijke verkoopactiviteiten te verrichten, zoals het maken van bezoekafspraken, het telefonisch opvolgen van verzonden documentatie, het nabellen van uitgebrachte offertes en niet in de laatste plaats het direct telefonisch verkopen en noteren van opdrachten, dan praten we in feite over een Verkoop-binnendienst.
En als medewerkers van een dergelijke afdeling ook nog eens omzetverantwoordelijk zijn voor een bepaald gebied of klantenkring wordt nog eens extra belicht dat op deze punten de prioriteiten dienen te liggen.

Mix
In de praktijk zien we echter te veel dat beide soorten disciplines met elkaar zijn gemixt. Er ontbreekt ook vaak een duidelijke visie en doelstelling en daarmee gepaard gaande afgebakende taakomschrijvingen en verantwoordelijkheden.

Let wel; alle hierboven genoemde werkzaamheden zijn absoluut noodzakelijk voor een zichzelf respecterende klantgerichte organisatie.

► Daar ontkomen we niet aan. Maar maak een gedegen onderscheid en stel de uiteindelijke prioriteiten vast.

Schokkende uitkomsten
Gedurende de afgelopen jaren hebben we bij een groot aantal van onze relaties onderzoek gedaan naar de daadwerkelijke verkoopgerichte activiteiten van hun verkoop-binnendienstafdeling. De uitkomsten hiervan waren meestal nogal schokkend voor directie of management, en niet in de laatste plaats voor de betrokken medewerkers zelf. Gemiddeld genomen wordt slechts 17% van de tijd daadwerkelijk besteed aan directe salesactiviteiten. Het overgrote deel wordt dus in beslag genomen door ondersteunende en administratieve handelingen. Om nog maar niet te spreken van de vele werkbesprekingen en vergaderingen die daar nog tussendoor rollen. Dus hebben we het in die gevallen niet meer over verkoop maar over ondersteuning.

Van de taken waaraan dan nog nauwelijks tijd kan worden besteed, zijn de grote afvallers:

• Het opvolgen van verzonden documentatie na aanvragen van geïnteresseerde (kandidaat) klanten.
• Het nabellen van toegezonden offertes en prijsvoorstellen.
• Het plegen van telefonische acquisitie – kortweg het benaderen van prospects.

En juiste deze belangrijke taken zijn een dagelijkse must ofwel hoofdprioriteit van een verkoopafdeling. We kunnen alleen in leven blijven als er voldoende en constante kwalitatieve omzet is.

Rol verkoopleiding
Een van de taken van de verkoopleiding is goed na te gaan hoe een en ander binnen de eigen organisatie is opgezet. Neem bovenstaande gegevens eens als leidraad en doe desnoods zelf een tijdanalyse naar de inhoudelijke werkzaamheden. Schrik dan vooral niet van het resultaat.

Tip
Bepaal of uw organisatie beschikt over een afdeling Verkoopbinnendienst of een afdeling Verkoopondersteuning. Stem dan taken en doelstelling op elkaar af en geef het 'beestje' de juiste naam. Maar vooral: leg de prioriteiten niet verkeerd!

Herman Meijer
Contour