Heeft de vergadering een op actie gerichte doelstelling?

• Heeft de vergadering een duidelijke, op actie gerichte doelstelling? Dat is dus iets heel anders dan een duidelijke agenda!
• Wat moet er aan het einde van de vergadering zijn bereikt? Welke knopen zijn er doorgehakt?
• Kunnen de deelnemers in minder dan een halve minuut onder woorden brengen wat het nut is van hun bijeenkomst?
• Welke resultaten heeft men in het afgelopen kwartaal bereikt? En wat is er bereikt in het afgelopen jaar? Duld geen wollige verhalen!
• Zijn de deelnemers zich voldoende bewust van de doelstelling, visie en missie van hun organisatie, of zitten ze er vanwege hun eigen (afdelings)doelstellingen?

Wie?

• Wordt de vergadering bevolkt door telkens dezelfde personen?
• Nemen deze personen ook deel aan andere vergaderingen?
• Zo ja, wat is daarin hun rol en positie?
• Is hun aanwezigheid écht noodzakelijk?
• Identificeer de vergadertijgers in uw organisatie en weiger ze voorlopig de toegang tot vergaderingen!
• Is het ook mogelijk dat mensen alleen voor één agendapunt de vergadering bezoeken, met andere woorden: moeten ze werkelijk tijdens de hele vergadering aanwezig zijn?
• Welke disciplines zijn vertegenwoordigt in deze vergaderingen?
• Hoe vaak wisselt de samenstelling van de groep?
• Zijn het uitsluitend managers of is de werkvloer ook vertegenwoordigt?
• Wie zit de vergadering voor? Waarom is er voor deze persoon gekozen? Vanwege zijn autoriteit, plaats in de hiërarchie, of zijn kennis en kunde? Is deze persoon niet te overheersend?

Meningen / variëteit

• Kan iedereen zonder vervelende gevolgen zijn mond open doen?
• Zijn het telkens dezelfde mensen die het woord voeren?
• Krijgt iedereen voldoende en ook weer niet teveel spreektijd?
• Zitten er 'jongetjes van acht jaar' (naïeve mensen die niet gehinderd door al te veel kennis van zaken dingen aan de orde stellen waaraan anderen niet hebben gedacht) in de groep?

Frequentie en beslag op arbeidstijd

• Hoeveel manuren per week, maand en jaar wordt er in uw organisatie vergaderd?
• Maak hiervan een nauwkeurige telling en bereken de totale investering.
• Stel u zelf vervolgens de vraag: Wat is de return on investment?
• Wordt er op de productieve uren vergaderd (tussen 8.30 en 14.00 uur)?
• Zo ja, wijzig het tijdstip onmiddellijk!

Aanzet tot actie

• Bekijk kritisch alle agenda's. Is het werkelijk nodig hierover te vergaderen?
• Worden er notulen gemaakt of zijn deze beperkt tot actie- of afsprakenlijsten?
• Wie leest de actielijst?
• En wordt de voortgang voldoende bewaakt?
• Zijn er punten die al tijden op de actielijst staan?
• Neem daarover direct een besluit!

Michel Hoetmer
Salesquest.nl
Meer tips over verkopen en acquisitie in zijn boek 'De zeven zonden van verkopers'. Klik hier
In zijn nieuwste boek 'De 49 gevaarlijkste verkoopmythen' rekent hij af met talloze verkoopfabeltjes en bakerpraatjes. Klik hier