De 10 e-Geboden: bewustwording met e-mail, deel 1

Vandaag de dag is het een waarheid als een koe dat internet en e-mail onontbeerlijk zijn geworden voor zakelijke vooruitgang – laat staan het gebruik privé. Steeds meer mensen hebben voordeel aan de snelle en makkelijke communicatie die e-mail mogelijk maakt. Toch zijn er veel manieren, in zowel de zakenwereld als het meer (in)formele gebruik van e-mail, om de efficiëntie en waarde van dit communicatiemiddel te verhogen.
Geniet van deze 10 e-Geboden als aanbevelingen; overweeg ze en als u ze nog niet gebruikt, begin ze geleidelijk aan toe te passen omwille van een hogere effectiviteit van uw e-mails!

1. Gij zult een doordachte, nuttige en vriendelijke tekst gebruiken in uw afwezigheidsbericht ('Out of Office' ofwel OoO)

De OoO-functie is een ideale manier om de ontvangst van een e-mail te bevestigen en om de zender te laten weten dat er vertraging ontstaat bij het beantwoorden ervan. De meerderheid van deze OoO-berichten zit onzorgvuldig (ondoordacht?) in elkaar. Lees dit recent ontvangen voorbeeld:

I won't be in the office untill Augsut 1st. For urgent matters, please call [number]

Sta even stil bij de indruk die zo'n tekst geeft van het bedrijf waar dit vandaan komt! Zeker als u kiest een Engelstalige tekst te gebruiken (wat wel past in een internationaal gerichte zakelijke omgeving), is het zaak om uw spelling en grammatica zorgvuldig te controleren; zelfs zo'n eenvoudig bericht is een belangrijke presentatie van zowel uzelf als uw bedrijf. Stel uzelf verder deze vragen:

• Is het belangrijk dat u weg bent tot een bepaalde datum?
• Of is het belangrijker wanneer uw correspondent een reactie kan verwachten?

Hieronder leest u een acceptabele versie die perfect past bij deze zakenman; zijn contacten weten immers dat door de aard van zijn werk hij vaak op reis is:

Subject: Traveling

Thank you for your message.
I am on a business trip and might therefore answer later than you are used to.

Toch geldt het advies: laat weten op welke e-mail dit automatisch gegenereerde bericht betrekking heeft. Wel is het terecht om te noemen dat veel systemen de mogelijkheid uitsluiten om meer dan één OoO te zenden aan dezelfde ontvanger. Andere systemen sluiten ook de mogelijkheid uit om de oorspronkelijke tekst, die in het onderwerpveld staat, op te nemen in het bericht.
Let wel: de schrijver kiest voor de Amerikaanse spelling (traveling) in plaats van Engelse spelling (travelling). Ook dit is een keuze die u kunt maken.

Hier is een creatieve en vrolijke versie die een warme, vriendelijke indruk geeft:

Na mijn vakantie verwacht ik weer heerlijk ontspannen en creatief opgeladen te zijn zodat ik u en uw bedrijf met vernieuwde krachten verder kan bijstaan! Dank voor uw geduld en u hoort zo spoedig mogelijk van mij na [datum]!

Niet alle e-mailprogramma's of netwerken zijn in staat om OoO-berichten to verzenden. Het betekent ook wel dat een computer de hele tijd aan moet staan, met potentiële risico's zoals inbraak (hacking). Voor kleine bedrijven of simpelweg een meer flexibele en klantvriendelijke benadering overweeg een vriend of collega te vragen om uw (web-)mail te checken in uw afwezigheid. Hij/zij kan junkmail schrappen, uw berichten sorteren volgens uw wensen en waar geschikt erop reageren in de juiste taal op bijvoorbeeld deze wijze:

Onderwerp: Dank voor uw bericht: '[oorspronkelijk onderwerp]'

U krijgt zo spoedig mogelijk meer antwoord na [dag, datum; geef uzelf wat ruimte!].

Ik stel uw geduld op prijs!

Vriendelijke groet,

[uw naam]

Waar geschikt kunt u altijd zo'n zin toevoegen:

Voor dringende zaken bel gerust met [naam] op [nummer].

Deze stijl impliceert wel dat een ander reageert alsof ú het bent. Sta stil bij enige mogelijke negatieve of riskante implicaties én besef dat het een oplossing is die als persoonlijk overkomt.

Misschien vindt u het eenvoudiger om uw e-mails automatisch door te zenden aan een collega die antwoord geeft met een reeds afgesproken tekst:

Onderwerp: Dank voor uw bericht: '[oorspronkelijk onderwerp]'

U krijgt zo spoedig mogelijk antwoord van [uw naam] na [dag, datum; geef uzelf wat ruimte!]. Heb a.u.b. geduld!

Vriendelijke groet,

[Naam van collega, eventueel met functie]

Uiteraard bent u vrij om de nodige afspraken te maken met uw collega om passende actie te ondernemen en zelfs anders te reageren op een bericht. De kern blijft: houd de (re)actie zo persoonlijk mogelijk.

David Bloch
Perfect Presentation