Dit artikel komt uit Verkopersonline.nl, online vakblad voor Sales Professionals.

• Wie heeft binnen het bedrijf kennis van jouw klant als je vertrekt? (ervan uitgaande dat je loyaal bent aan je werkgever)
  
• Welke collega weet dat hij niet hoeft te bellen met dat ene bedrijf, aangezien jij net 5 minuten geleden dat bedrijf hebt gebeld?
  
• Wat weet jij nog precies van je prospect als hij na een jaar nog geen klant is geworden?
  
• Weet jij van al je klanten precies uit je hoofd hoe de organisatie in elkaar steekt?
  
• Weet jij bij iedere klant wat je de vorige keer hebt besproken?
  
• Weet jij van al je klanten exact waar hij behoefte aan heeft op de langere termijn?
  
• Hoe kun je inhaken op een behoefte terwijl je niet meer zeker weet of die behoefte bij klant A of klant B speelde?

Het soms irritante van rapporteren weegt mijns inziens niet op tegen het nuttige effect hiervan: je hoeft alleen korte termijn informatie te onthouden, je ligt 's nachts niet wakker omdat je de informatie nog in je hoofd hebt, je organisatie wordt een machtig bolwerk aan informatie.

Hoe verwerk je met zo min mogelijk energie zoveel mogelijk informatie?
Als het dan toch moeite kost om te rapporteren, dan kun je maar het beste een manier vinden om dit met zo min mogelijk energie te doen…Daarom volgen hieronder enige tips:

• rapporteer altijd via een vaste structuur. De meeste CRM-pakketten kennen een dergelijke structuur. Wanneer je niet beschikt over een CRM-pakket, creëer dan je eigen systeem in bijvoorbeeld Word. (maak van elke prospect/klant een aparte map aan en verdeel deze onder in de verschillende contactpersonen. Maak vervolgens per contactpersoon een logboek aan);
  
• rapporteer tussen de bezoeken door of maximaal na 1 dag (ander zit de informatie niet meer vers in je hoofd en duurt de verwerking langer omdat je meer moet nadenken over wat er gezegd is);
  
• structureer je gesprek op een dusdanige manier dat je tijdens de verwerking niet voor vragen komt te staan en hierdoor vertraging en mogelijk irritatie oploopt;
  
• boek tijd vrij in je agenda voor het rapporteren;
  
• onderscheid hoofd- van bijzaken (niet alles wat je tijdens gesprek hebt opgeschreven is belangrijk;
  
• open bij telefonische contacten met je klant alvast zijn logboek, om zodoende direct na het gesprek de verkregen informatie te kunnen invoeren;

Bovenstaande lijst is uiteraard niet uitputtend, maar het zijn manieren waarop ik, als accountmanager, omga met de verwerking van mijn (telefonische) gesprekken.

In hoeverre je het rapporteren irritant of nuttig vindt, laat ik geheel aan jouw oordeel over. Mijn idee is dat het soms irritant is, maar altijd nuttig!!

Succes met je gesprekken en de verwerking ervan!

Met vriendelijke groet,

Hans Zomer